新型コロナウイルスの出現は、これまで当たり前に行っていたさまざまな物事を見直すきっかけとなりました。ビジネス現場における「ペーパーレス化」もそのひとつです。リモートワークが推奨される中、「書類に押印するため出社する」というニュースが話題になったのも記憶に新しく、企業を中心に早急なペーパーレス化のニーズが高まっています。森林保全などエコの観点から語られることの多かった紙の削減ですが、今回はペーパーレス化がオフィスや店舗に何をもたらすのかについて解説していきます。

ペーパーレス化とは？
オフィスでは、見積書や請求書、人事書類、顧客リストなど、膨大な種類の文書が運用されています。ペーパーレス化とは、従来は紙で作成・管理されてきたこれらの文書をデジタルデータに置き換えていこうという取り組みです。つまり、ペーパーレス化とは業務をデジタル化するうえでの重要な鍵であると言うことができます。

ペーパーレス化のメリットについて
ペーパーレス化のメリットで最も分かりやすい例は、コストダウンです。紙のプリントが不要になれば、用紙代や印刷代、さらに保管にかかる設備費用の削減にもつながります。2つ目には業務の効率化が挙げられます。電子化された文書をデータベース上で保管することは、資料検索の手軽さや情報共有のスピードに大きな優位性があります。紙の書類を一枚一枚探すのにかかる時間と労力を考えれば、大幅な業務改善と言えるでしょう。また、紙の文書には紛失や盗難による情報漏洩のリスクが伴いますが、デジタルデータなら、アクセス制限をかけるなど万が一への備えが容易。災害による破損や、紙の劣化により文字が消えてしまうリスクもなく、セキュリティ面でのメリットも大きいのです。

では、ペーパーレス化を進めるには何から始めればいいの？
さまざまなメリットがあるペーパーレス化ですが、実際にはどのように始めればいいのでしょうか。まず欠かせないのが、データ化された情報を閲覧・編集できるデジタル端末の導入です。最近では、携帯性を重視してタブレットを採用する企業も増えています。また大量のデータを保管するためには、サーバーやクラウドサービスの契約も必要です。さらに忘れてはならないのが、ITリテラシーの装着。従業員に対して、端末の操作方法やデータの取り扱い方法、セキュリティ対策などの教育をしっかりと行うことが重要です。

店舗経営から見たペーパーレス化の活用法
小売業界でもペーパーレス化の気運が高まっています。ここでは、店舗経営におけるペーパーレス化やデジタル化の活用方法を少しご紹介します。

▼キャッシュレス決済の導入
キャッシュレス決済は、いわば紙幣のペーパーレス化です。店舗側のメリットは、会計のスムーズ化によるレジ業務の効率アップ。顧客側にとっては、現金を管理する手間がなくなることや、ATM利用時の手数料を削減できるといったメリットが想定できます。

▼クラウド型ポイントシステムの導入
ポイントカードを電子化し、システム上で管理するサービスも効果的です。ポイントの発行・管理はもちろん、顧客情報や購買履歴が蓄積されるのが大きなメリット。収集したデータを分析して顧客の属性に合わせた販促を行い、満足度の向上につなげることができます。

▼モバイル会員証の導入
従来はカード形式だった会員証も、スマホアプリ化が主流になりつつあります。ポイントカード機能も集約できるため、有効ポイント数やポイントの利用期限、会員ランクなど、顧客に関する情報がひと目で確認できるので非常に便利です。さらにレシートの電子化を機能連携させれば、レシート用紙と印字代の経費削減にもなります。

さいごに
店舗経営におけるペーパーレス化は、顧客側のメリットも大きいと言えます。一方で、導入にはイニシャルコストと従業員の理解が必要になるため、なかなか踏み出せない店舗が多いのも事実です。大切なのは、ペーパーレス化自体が目的ではなく、あくまで手段であると認識すること。効率化によって創出された時間を、集客や顧客満足度の向上につなげられるなら、導入する価値は十分にあるのではないでしょうか。